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管理时间

作者:叶鹏飞来源:计划财务部 日期:2009年10月28日 22:40

    时间,是一种罕见的资源,是人们无法租、雇、买的,也不可能用其他方法得到更多的时间。时间的供给,是完全没有弹性的,不管对时间的要求多么强烈,供给也绝不可能增加。时间,也是绝对易损和根本无法贮存的,昨天的时间一过去就永不会复返了。时间还是完全无物替代的,世间没有任何一种资源能够替代时间。

    做任何事情都需要时间,这是唯一真正的普遍真理,一切工作都在时间中进行,并耗费时间。然而,多数人都对这种独特的、不可替代的和必须的资源,完全采取听之任之的态度。人最不善于支配自己的时间。

    从众多的管理书籍上,我们可以发现:一个高效的管理人员,往往不是从他们的任务开始,而是从掌握时间开始的,他们不是从做计划着手,而是查明他们的时间实际用在何处开始。然后他们谋略安排他们的时间,并减少非生产性工作所占用的时间,最后,他们再将“零星分散的”时间,集中成为最大可能的、连续的时间单元。因此,笔者认为,管理好时间,是管理人员高效的基础。管理时间应分为记录时间、诊断时间和集中安排时间这三个步骤:

    一、管理时间的第一步是记录实际用时情况。要知道时间是怎样用的,并从而力求去掌握时间,人们必须先记录时间。许多管理人员都经常保存这样一种时间记录本,有的人请秘书代记,有的人自备时间记录本,这都无关紧要,重要的是这种时间记录要在工作进行的当时(当天)做记录,而不是事后追记。而且,必须持之以恒地努力管理时间,才能避免让时间听其自然发展的情况。

    二、管理时间的第二步是在记录时间后,管理人员应开始对自己所用时间进行诊断。诊断时应自问以下几个有助于下判断的问题:
    1、 首先要找出并排除那些根本不必做的事情,和那些纯粹浪费时间的劳而无用的事情。
为了掌握时间的浪费情况,管理人员需要经常逐项检查时间记录本上记的所有活动,想一想“这件事如果根本不做,会出现什么情况呢?”如果答案是:“什么事也不会发生”。那么结论显然是立即停干这件事。
    2、 其次是要从时间记录本上找出那些完全可以由别人办,效果也一样好的事情。
一个高效的管理人员对于工作是不会事必躬亲的,他会发现下属的能力并充分发挥下属的作用。通过对时间记录本的分析,就可以发现某些完全可以交由下属办且效果一样好甚至更好的事情,并因此而将该类工作交给下属办理。
    3、 再次是找出自己浪费别人时间的的问题。
    管理者经常会遇到这种事,在召开一个会议时,无论内容是什么,总是召集他下属所有负责人来开会,结果,会议规模总是过大,由于每位参会者都感到应表示一下自己关心会议,每人至少提一个问题,而多数问题,都会与会议议题无关,所以会议时间拖得很长,无休无止。从而浪费了别人的时间。
    其实,我们可以采用这么一种办法:在会前发布一份通知,要求必须参加的人按时参加,其他对可能相关或关系不大但需要知道会议决定的人自愿参加,如未参加,则在会后送会议记录。这样,会议时间缩短,会议的效率提高,同时应当知道的人也能够了解会议精神。

    三、管理时间的第三步是在诊断分析时间后对时间进行集中安排。
    管理者都知道,他需要大块的时间,如果把时间分是太零碎,就等于根本没有时间,如果把时间集中使用,即使只是工作日的四分之一的时间,通常也足以办几件重要的事情。因此,高效的管理者总是根据时间记录和诊断分析来判断可供利用和控制的时间,并将其集中起来使用。比如说,有些高层管理人员,每星期安排两天时间,集中处理所有例行工作,如会议、审核、疑难问题讨论会;把其他几天上午的时间用于处理些大事;下午的时间不作安排,供机动使用,用于处理临时发生的事情。也有些高层管理人员,每周安排一个上午不对外接待,也不接电话,进行思考重大问题。

    因此,我们想要做到工作的高效,就要永远坚持对自己的时间管理,不仅要经常做时间记录,并要定期诊断分析记录,然后集中自己可利用的时间,对重要的事情给自己规定完成的限期。
    时间是最稀有的资源,如果不管理时间,那就什么也无法管理,而且,分析自己的时间,是分析自己的工作,并找出工作中真正重要事情的一种简便、系统化的方法。“掌握你的时间”,只要我们愿意,是人人都能做到。
 

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